Odpowiednie miejsce

Kluczową kwestia jest wybór odpowiedniego miejsca. Trzeba tu rozróżnić dwie kwestie – miejscowości, w której odbędzie się spotkanie, i placówki, w której będziemy przyjmować naszych gości. Pamiętajmy bowiem, że nawet poza siedzibą firmy to gospodarz konferencji odpowiada za wszelkie uchybienia. Najlepszym wyborem będą więc duże miasta, połączone z resztą kraju dobrze utrzymaną siecią dróg. W tym przypadku warto jednak zdecydować się na placówki położone na ich obrzeżach, by goście uniknęli korków. Godną uwagi alternatywą będzie wybór hotelu położonego w centrum kraju, w okolicach Warszawy i Łodzi – w te miejsca z każdego zakątka Polski jest relatywnie blisko. Organizacja konferencji na przykład nad morzem może skutecznie zniechęcić gości z południa kraju.

Ważną sprawą jest również zapewnienie gościom noclegu w komfortowych warunkach. Konferencje rzadko rozpoczynają się z samego rana, w związku z czym często kończą się późnym popołudniem. A wiele umów biznesowych rodzi się wieczorem, kiedy uczestnicy wydarzenia spotykają się w luźniejszej atmosferze. W związku z tym spora część gości, zwłaszcza tych, którzy jechali na konferencję kilkaset kilometrów, będzie wracać do siebie dopiero następnego dnia. Hotel, w którym organizowana jest konferencja, powinien zatem dysponować odpowiednią liczbą miejsc noclegowych.

Sala konferencyjna bez zarzutu

Sercem konferencji jest sala, w której przez większość czasu będą przebywać zaproszeni goście. Wszystko musi być w niej dopięte na ostatni guzik – od poprawnie działających mikrofonów, przez klimatyzację, po wygodne krzesła. Nagłośnienie, ekrany czy projektory to sprawa niezbędna przede wszystkim dla organizatorów i prelegentów. Hotele zwykle gwarantują takie wyposażenie, ale przed rozpoczęciem wydarzenia warto własnoręcznie sprawdzić ich działanie. Klimatyzacja i krzesła to kluczowa sprawa dla wygody gości – do tego można dodać smaczny poczęstunek.

Istotną kwestią jest również lokalizacja sali konferencyjnej w samym hotelu. Najlepiej, by była oddalona od sali bankietowej: to pozwoli uniknąć ewentualnych hałasów związanych z równolegle odbywającym się przyjęciem pracowników innej firmy. Co zrobić, gdy obie sale ze sobą sąsiadują? Przed decyzją o wyborze terminu najlepiej upewnić się, że równolegle z naszą konferencją w hotelu nie będzie żadnych imprez okolicznościowych.

Miejsce na konferencje z dodatkowymi atrakcjami

Dobre wspomnienia po konferencji zapewnią również dodatkowe atrakcje, które zaproponujemy jej uczestnikom. W cenie jest zwłaszcza relaks – na przykład w basenie lub strefie SPA. Masaże i wypoczynek w jacuzzi będą świetnym ukoronowaniem udanego dnia.

Wszystkie warunki potrzebne do organizacji wydarzeń na najwyższym poziomie spełnia Podklasztorze, które wypracowało sobie renomę również jako hotel konferencyjny. Łódź i Warszawa znajdują się niedaleko – Podklasztorze jest bowiem położone w Sulejowie, niemal w samym centrum kraju. W hotelu znajdziemy świetnie wyposażoną salę konferencyjną i pokoje dla gości, a także odnowioną strefę CistercianSPA. Po dniu pełnym konferencyjnych wystąpień na gości będą tam czekać zabiegi relaksacyjne w wannach z hydromasażem, ale też w grocie śnieżnej czy solnej.